Tájékoztató compliance bejelentésekről

A Telenor Magyarország Zrt. (székhely: 2045 Törökbálint, Pannon út 1.; honlap: www.telenor.hu; "Telenor Magyarország") és a Telenor ASA (székhely: Norvégia N-1360 Fornebu, Snarøyveien 30; honlap: www.telenor.com; "Telenor ASA"), együttesen mint ˝Telenor˝ a jogszabályok, valamint az általa alkalmazott belső szabályok – különösen az Etikai Kódex szabályai – megsértésének bejelentésére és kivizsgálására megfelelési (compliance) funkciót működtet. A bejelentési folyamat a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény és a Telenor Etikai kódexe, valamint kapcsolódó belső szabályozásai alapján került kialakításra.

Fontos megjegyezni, hogy nem compliance bejelentés keretében kezelendők a Telenor szolgáltatásaival kapcsolatosan bejelentett észrevételek vagy panaszok. Ezzel kapcsolatban az Ügyfélszolgálat eljárása az irányadó.
 

Compliance bejelentési, illetve kivizsgálási eljárás

Bejelentést egy független harmadik fél (Navex Global Inc. és leányválallata a GCS Compliance Services Europe Limited, székhely: 5500 Meadows Road, Suite 500, Lake Oswego, OR 97035, Egyesült Államok;; honlap: http://www.navexglobal.com/; ˝Navex˝) mint adatfeldolgozó által üzemeltetett, külön erre a célra szolgáló internetes és telefonos etikai és megfelelőségi segélyvonalon (Ethics & Compliance Hotline) keresztül lehet tenni, amelynek elérhetősége: 

Internet: http://telenorhotline.ethicspoint.com

A Telenor compliance eljárása a cégcsoporton belül egységes, a rendszer minden Telenor vállalatnál azonos elvek szerint működik.

A bejelentőnek az említett internetes felületen van lehetősége ismertetni a szabályszegés körülményeit (pl. érintett személyek, eset rövid és tényszerű összefoglalása, az esetről való tudomásszerzés módja), valamint közölni Telenorhoz fűződő jogviszonyát (pl. alkalmazott, beszállító stb.). Az esetlegesen rendelkezésre álló releváns dokumentumok a fent hivatkozott internetes felületen keresztül tölthetők fel.

A bejelentés megtételekor a bejelentő eldöntheti, hogy megadja-e személyes adatait vagy névtelenül tesz bejelentést. Személyes adatok közlése esetén a bejelentő nevének, elérhetőségi adatainak (pl. telefonszámának, e-mail címének), jogi személy bejelentő esetén székhelyének és törvényes képviselője nevének megadása szükséges, illetve lehetséges.

A vonatkozó magyar jogszabály értelmében (a) a korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, (b) a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után bejelentett, továbbá (c) a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés vizsgálata mellőzhető, azonban a Telenor saját döntése alapján ezen bejelentéseket is kivizsgálhatja. A bejelentő a bejelentés megtételével automatikusan akként nyilatkozik, hogy jóhiszeműen jár el. A Telenor nem enged teret semmiféle hátrány alkalmazásának olyan személlyel szemben, aki jóhiszeműen tesz bejelentést. Jóhiszeműnek akkor tekinthető a bejelentés, ha olyan körülményekről szól, amelyekről a bejelentőnek konkrét tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. Ha a bejelentő rosszhiszeműen jár el (például döntő jelentőségű valótlan információt közöl és ezzel jogi, illetőleg rá vonatkozó belső szabályozást sért, vagy másnak jogellenes kárt, egyéb sérelmet okoz), akkor személyes adatait - jogszabály alapján - át kell, illetve kérelemre át lehet adni az ezzel kapcsolatos eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére.

A bejelentést, illetve annak megalapozottságát a Telenor a vonatkozó belső szabályzata alkalmazásával 30 napon belül kivizsgálja, és a bejelentőt a törvényi előírások szerint tájékoztatja. Indokolt esetben a vizsgálat időtartama – a bejelentő tájékoztatása mellett – meghosszabbítható, azonban a vizsgálat időtartama a 3 hónapot ebben az esetben sem haladhatja meg. A bejelentésről az abban érintett személy(ek) a vonatkozó jogszabály alapján tájékoztatást kap(nak).

A bejelentés alapján indult vizsgálatban a vizsgálatot végző személy(ek) meghallgathatják az érintetteket, áttekinthetik a releváns dokumentumokat és az egyéb bizonyítékokat. A vizsgálat lefolytatásáról, illetve annak eredményéről belső vizsgálati jelentés készül. A bejelentés kivizsgálásának eredménye alapján a Telenor megteszi a jogilag kötelező, vagy egyébként szükséges intézkedéseket.

Adatok kezelése

Adatkezelés, adatkezelő

A Telenor mint adatkezelő a személyes adatokat a teljes eljárás során az adatok védelmére vonatkozó releváns jogi szabályozásnak megfelelően kezeli. Az adatokat a Telenor Magyarország illetékes munkavállalói kezelik, emellett a Telenor ASA illetékes munkavállalói is hozzáférhetnek, ha a bejelentés jellege, tárgya ezt szükségessé teszi. Az adatok kezelésének általános szabályairól, így például az adatok kezelésével kapcsolatos adatbiztonsági intézkedésekről, az adatalany jogairól, jogorvoslati lehetőségeiről is a Telenor globális adatvédelmi nyilatkozatában és a Navex Adatvédelmi nyilatkozatában (http://www.navexglobal.com/privacy-statement) található tájékoztatás. 

A Telenor bizalmasan kezeli a bejelentő személyazonosságát és a bejelentéssel összefüggésben megadott adatokat a vizsgálat valamennyi szakaszában, kivéve, ha a bejelentő – az egyértelmű hozzájárulása megadásával - ettől eltérően rendelkezik.
 

Adatkezelés célja és jogalapja 

Az adatkezelés jogalapját a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény 14. § (1) bekezdése rögzíti. Az adatkezelés célja a bejelentésben foglaltak megalapozottságának vizsgálata, a szükséges eljárások lefolytatása.
 

Kezelt adatok, időtartam 

A Telenor az eljárás keretében a bejelentő és a bejelentéssel érintett személyek nevét, címét és egyéb a bejelentésben megadott, a bejelentés kivizsgálásához szükséges személyes adatait kezeli az adatkezelési cél megvalósulásáig, illetve az alkalmazandó törvény által előírt időtartamig. Ez utóbbi időtartam az alábbiak szerint alakul: 

(a) ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül törli a Telenor;

(b) ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor - ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is - a bejelentésre vonatkozó adatokat a munkáltatói bejelentési rendszerben a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig kezelheti a Telenor.
 

Adatfeldolgozók

A Telenor adatfeldolgozójaként az Egyesült Királyságban bejegyzett GCS Compliance Services Europe Limited (székhely: Boston House, Little Green, Richmond, Surrey TW9 1QE Egyesült Királyság; honlap: http://www.navexglobal.com/) működteti azokat a szervereket, amelyeken a bejelentő és a bejelentéssel érintett személyek személyes adatait tárolják a fentiekben meghatározott ideig. 
 

Adatok továbbítása

A Telenor az eljárás keretében kezelt személyes adatokat a 2013. évi CLXV. törvény 16. § (1) bekezdésének második mondatára figyelemmel – a kezelt személyes adatok megfelelő védelmét biztosító szerződés alapján - továbbíthatja olyan országba, amely nem tagja az Európai Uniónak vagy az Európai Gazdasági Térségnek. Amennyiben erre sor kerül a jövőben, az érintett adatkezelés, adatfeldolgozás részletei itt ismertetésre kerülnek azzal, hogy a megfelelő védelmi szint minden esetben biztosított lesz.

A Telenor compliance bejelentésekhez kapcsolódó adatkezelési tevékenysége a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság által vezetett Adatvédelmi Nyilvántartásban az alábbi számon került lajstromozásra: NAIH-72110/2014.